Los registros APPCC de una cocina son los documentos que demuestran que tu sistema de autocontrol funciona: temperaturas, limpieza y desinfección, recepción de mercancías, control de plagas, agua, formación y acciones correctoras. La ley no te da un formulario único, pero sí te obliga a poder demostrar, con documentos y registros, que aplicas tus procedimientos.
¿Qué registros pide el autocontrol en una cocina profesional?
El APPCC se apoya en dos columnas: los prerrequisitos (las condiciones básicas de higiene) y los siete principios aplicados a cada peligro. Cada plan genera sus propias anotaciones. La Comunidad de Madrid enumera, con carácter general, planes de formación, instalaciones y equipos, limpieza y desinfección, control de plagas, agua, proveedores, residuos y buenas prácticas de manipulación. Para cada uno de ellos tienes que documentar qué se hace, cómo se controla que se ha hecho, cómo se comprueba que funciona y quién es el responsable.
Un registro, por tanto, no es un papel suelto: es la prueba de una vigilancia, de una acción correctora o de una verificación. Si la actividad no queda anotada, para el inspector es como si no se hubiera hecho.
¿Qué exige la normativa sobre documentos y registros?
El Reglamento (CE) 852/2004 obliga al operador a crear, aplicar y mantener procedimientos permanentes basados en los principios del APPCC. En su artículo 5.2.g exige elaborar documentos y registros «en función de la naturaleza y el tamaño de la empresa alimentaria». Es decir: una cocina de colectividad con cientos de comidas diarias necesita más detalle que un pequeño bar, pero ninguna puede carecer de ellos.
El artículo 5.4 añade tres ideas prácticas: debes poder aportar a la autoridad competente pruebas de que cumples cuando te las pida, los documentos que describen tus procedimientos deben estar siempre actualizados y los demás documentos y registros se conservan «durante un período adecuado». El reglamento no fija un número de meses o años; ese plazo concreto debes definirlo en tu plan de forma razonada, o seguir el que marque la guía sectorial o la autoridad de tu comunidad.
La Comunidad de Madrid, además, recuerda que el sistema debe ajustarse al tamaño y la actividad del establecimiento (flexibilidad), sin reducir la seguridad alimentaria.
¿Qué registros lleva una cocina y con qué frecuencia?
La siguiente tabla recoge los registros habituales en una cocina profesional. La obligación legal es tener documentos y registros que prueben tu sistema; el formato, la frecuencia y el nivel de detalle los defines tú en el plan y deben ser coherentes con tu actividad.
| Registro | Qué se anota | Frecuencia orientativa | Naturaleza |
|---|---|---|---|
| Temperaturas de equipos de frío y calor | Lecturas de cámaras, neveras y mantenimiento en caliente frente a los límites de tu plan | La que fije tu plan (normalmente cada jornada) | Vigilancia del APPCC; el formato es recomendación |
| Recepción de mercancías | Proveedor, producto, estado del envase y transporte, incidencias | En cada entrega | Prerrequisito de proveedores |
| Limpieza y desinfección | Zona o equipo, producto usado, quién y cuándo | Según el calendario del plan | Prerrequisito; la forma es recomendación |
| Control de plagas | Informes y certificados del servicio, estado de los dispositivos, incidencias | En cada visita del servicio | Prerrequisito |
| Agua de consumo | Comprobaciones y análisis previstos en el plan | Según el plan | Prerrequisito |
| Formación del personal | Quién se ha formado, en qué y cuándo | Al incorporarse y en cada actualización | Prerrequisito de formación |
| Residuos | Gestión y retirada de los residuos generados | Según el plan | Prerrequisito |
| Acciones correctoras | Qué falló, qué se hizo con el producto o el equipo y quién lo decidió | Cada vez que algo se sale de límite | Principio APPCC (medidas correctoras) |
| Verificación del sistema | Revisiones periódicas de que los registros y los controles son eficaces | Periodicidad definida en el plan | Principio APPCC (verificación) |
| Trazabilidad | Procedimiento que permite seguir el producto desde el proveedor hasta el plato | Continuo | Se documenta, a menudo dentro del plan |
¿Quién firma los registros y cómo se corrigen los errores?
Cada anotación debe llevar fecha y la identificación de quien la hizo. Conviene designar un responsable por plan (cocina, almacén, limpieza) y un supervisor que revise el conjunto con la periodicidad que decidas. Algunos criterios que evitan problemas:
- Anota en el momento, no al final de la semana: un registro rellenado de golpe se nota.
- No borres ni tapes un error. Táchalo con una línea, escribe el valor correcto y firma.
- Si un control no se hizo, déjalo constar con su motivo en lugar de dejar el hueco en blanco.
- Usa las mismas unidades y los mismos límites que figuran en tu plan escrito.
¿Papel o formato digital?
La Comunidad de Madrid indica que debe existir un sistema de archivo de documentos y registros fácil de gestionar y de usar, ya sea en papel o en soporte informático. Lo importante no es el soporte, sino que los datos sean legibles, estén fechados, no se puedan alterar sin dejar rastro y se puedan enseñar rápido a un inspector. Si usas sistema digital, asegúrate de que puedes imprimir o mostrar el historial en el propio local.
¿Quieres que revisemos tu plan de autocontrol y tus registros? Llama al 917 264 278 o pide información por el formulario. Puedes ver cómo trabajamos en nuestro servicio de APPCC.
¿Qué haces cuando un registro sale fuera de límite?
Un valor fuera de límite no es un fracaso del sistema: es justo para lo que sirve. Lo que sí es un fallo es no reaccionar. La respuesta correcta se anota en el mismo registro o en uno de acciones correctoras:
- Qué se detectó y dónde (equipo, producto o zona).
- Qué se hizo con el producto afectado, según lo previsto en tu plan.
- Qué se hizo para corregir la causa (avisar al mantenimiento, repetir la limpieza, rechazar el pedido).
- Quién lo decidió y cuándo se volvió a comprobar que el problema estaba resuelto.
La verificación periódica de tu sistema debe revisar también estas incidencias: si siempre falla el mismo equipo, el problema no está en el registro.
¿Qué revisa la inspección en tus registros?
Las autoridades sanitarias verifican los sistemas de seguridad alimentaria durante los controles oficiales, y el reglamento europeo te obliga a aportar pruebas de cumplimiento cuando te las pidan. En la práctica, un inspector contrasta lo escrito en tu plan con lo anotado y con lo que ve en la cocina. Lo que suele generar problemas es la incoherencia, no la falta de detalle: registros idénticos todos los días, firmas de personas que no estaban, límites distintos a los del plan o anotaciones sin acción correctora cuando el valor era anómalo. Para entender qué se revisa en una visita, tienes un artículo sobre qué revisa sanidad tras una denuncia anónima.
Checklist: registros listos en una semana
- Reúne tu plan de autocontrol y comprueba que hay un registro por cada plan de prerrequisitos.
- Comprueba que los límites de los registros coinciden con los del plan escrito.
- Asigna un responsable y un suplente para cada registro.
- Define dónde se archivan los registros y quién puede consultarlos.
- Fija el plazo de conservación que aplicas y déjalo escrito en el plan.
- Prepara un modelo de acción correctora y explícalo al equipo.
- Archiva informes de control de plagas, certificados de limpieza de campana y análisis de agua en la misma carpeta.
- Haz una revisión de prueba: elige un día al azar y comprueba que puedes enseñar todo lo que se hizo.
Normativa municipal: mantener el local en condiciones
Además de la normativa estatal y autonómica, los ayuntamientos de la Comunidad de Madrid aprueban ordenanzas de salubridad pública. Lo hacen al amparo de la Ley 7/1985 de Bases del Régimen Local (artículos 139 a 141), que les permite tipificar infracciones y sanciones propias cuando no hay una norma sectorial específica. Esas ordenanzas exigen conservar los locales en buenas condiciones higiénico-sanitarias y pueden complementarse con inspecciones municipales y expedientes sancionadores. Las cuantías y los detalles los fija cada ordenanza, así que conviene revisar la de tu municipio.
Quién te ayuda en Madrid
- Abansol: implantación y revisión del sistema de APPCC en cocinas profesionales y colectividades.
- E-Plagas: control de plagas para restaurantes y pequeños negocios.
- Alesza: limpieza técnica de campanas y cocinas, con su certificado para el archivo.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo hay que guardar los registros del APPCC?
El Reglamento (CE) 852/2004 solo dice que se conservan «durante un período adecuado» y no fija una cifra. Define un plazo razonable en tu plan y consulta la guía sectorial o a la autoridad sanitaria de tu comunidad.
¿Es obligatorio que los registros sean en papel?
No. Pueden estar en papel o en soporte informático, siempre que sean fáciles de gestionar y de consultar.
¿Un bar pequeño necesita los mismos registros que un comedor colectivo?
Debe tener documentos y registros acordes con su tamaño y actividad. El reglamento permite proporcionalidad, pero no la ausencia de registros.
¿Qué pasa si un día no se rellena un registro?
Déjalo constar con su motivo y, si hubo riesgo, anota la comprobación posterior. Inventar la anotación después es peor que reconocer el hueco.
¿Quién debe firmar los registros?
Quien realiza la comprobación, y un responsable que revise el conjunto con la periodicidad que marque tu plan.
Si quieres tener tus registros preparados para una inspección, llama al 917 264 278 o escríbenos desde el formulario de contacto.
Fuentes
- Reglamento (CE) n.º 852/2004 relativo a la higiene de los productos alimenticios, art. 5
- Comunidad de Madrid: APPCC en la empresa alimentaria
- Ley 7/1985 de Bases del Régimen Local (BOE)
Equipo técnico de Abansol, empresa formada por profesionales con más de 40 años de experiencia. Abansol pertenece al Grupo Abansol.
