Los registros del plan de Legionella son la prueba escrita de que cumples lo que tu plan dice: actividades, controles, incidencias y resultados. El RD 487/2022 exige conservarlos al menos cinco años desde su generación, tenerlos a disposición de la autoridad sanitaria y, preferentemente, llevarlos en soporte informático con una declaración responsable.
¿Qué son los registros del plan de Legionella y para qué sirven?
Un plan de prevención sin registros es solo una intención. El plan describe qué debes hacer; los registros demuestran que lo has hecho, cuándo, quién lo hizo y con qué resultado. En una inspección sanitaria, tras una incidencia o ante un cliente que audita tus instalaciones, serán lo primero que te pidan.
Sirven también para ti: permiten ver tendencias (un punto de agua que siempre falla, una temperatura que baja en verano) y decidir con datos si hay que corregir algo. Si todavía no tienes claro qué debe contener el plan completo, empieza por nuestro artículo sobre lo que el RD 487/2022 exige a tu plan de Legionella.
¿Qué dice el real decreto sobre la documentación y los registros?
El artículo 8.2.c incluye entre los contenidos mínimos del plan la documentación y los registros de las actividades, controles, incidencias y resultados. Establece que los registros sean preferentemente en soporte informático y que lleven una declaración responsable. Además, el mismo apartado exige registrar las paradas y las puestas en marcha de la instalación, con su motivo.
El artículo 8.5 completa la regla: toda la documentación y los registros de las operaciones del plan deben estar a disposición de las autoridades sanitarias y conservarse al menos cinco años desde su generación. El texto no habla de un libro con un formato único: lo que importa es que la información exista, sea legible, esté fechada y permita reconstruir lo ocurrido.
¿Qué debes anotar y dónde se regula?
La siguiente tabla resume los registros más habituales y la referencia normativa que hemos podido comprobar. La periodicidad de cada operación depende del tipo de instalación y está en los anexos del real decreto; consulta el texto vigente en el BOE.
| Qué se registra | Referencia en el RD 487/2022 |
|---|---|
| Actividades, controles, incidencias y resultados del plan | Artículo 8.2.c |
| Paradas y puestas en marcha, con su motivo | Artículo 8.2.c |
| Limpieza y desinfección (registro o certificado por instalación) | Artículo 5.7 y anexo IV |
| Muestras y análisis del laboratorio | Artículos 11, 12 y 14 |
| Formación del personal | Artículos 8.2.b y 18 |
| Conservación de todo lo anterior (mínimo cinco años) | Artículo 8.5 |
¿Quién es responsable de llevarlos?
La persona titular, que es la propietaria de la instalación, responde del cumplimiento de la norma (artículos 2 y 5). Puedes delegar la tarea en una empresa de servicios, pero la responsabilidad no se delega. Si tu empresa mantenedora lleva los registros en su propia plataforma, pide una copia periódica y guárdala tú: si cambias de proveedor o este desaparece, los cinco años siguen corriendo para ti.
Cuando contrates el servicio, define por contrato quién anota cada cosa, en qué plazo te entrega los informes y cómo se te avisa de una incidencia. Lo mismo vale para los certificados de limpieza y desinfección; en la página del certificado de Legionella tienes más detalle sobre qué esperar de ellos.
¿Quieres que revisemos si tus registros están completos? Llama al 917 264 278 o escríbenos desde el formulario. Conoce nuestro servicio de control de Legionella.
¿Qué documentos de laboratorio debes archivar?
Los informes de análisis forman parte de los registros. Recuerda lo que establece el real decreto: la toma de la muestra para cultivo es responsabilidad del laboratorio (artículo 11), el laboratorio debe tener sus métodos acreditados según UNE-EN ISO/IEC 17025:2017 (artículo 12.1) y, al tomar las muestras, se comprueban in situ parámetros como la temperatura o el desinfectante residual (artículo 14.1). Archiva el informe completo, no solo el resultado resumido: te permitirá comprobar el punto de muestreo, la fecha y los parámetros medidos.
Cómo se organiza el análisis lo explicamos en nuestra guía del análisis de Legionella. Y si tu actividad incluye cocina profesional, el mismo criterio de orden documental se aplica a los registros del APPCC en la cocina.
¿Cómo organizar los registros para una inspección?
No hay una única forma correcta, pero sí buenas prácticas que facilitan la revisión: una carpeta (física o digital) por instalación, ordenada por fecha; copia de seguridad fuera del lugar de trabajo; nombres de archivo homogéneos; y una persona que revise cada mes que no faltan anotaciones. Si usas formato digital, comprueba que puedes imprimirlo o exportarlo con facilidad y que cada registro lleva fecha y responsable.
Para las incidencias, anota qué ocurrió, cuándo se detectó, qué medida correctora se aplicó y cuándo se comprobó que funcionó. Un registro que muestra un problema y su solución habla bien de tu gestión; uno que solo recoge valores perfectos durante meses puede generar dudas.
Checklist: pon al día tus registros en una semana
- Reúne todos los registros del último año y comprueba que no faltan periodos.
- Verifica que existe la declaración responsable que acompaña a los registros.
- Localiza los informes de laboratorio y los certificados de limpieza y desinfección.
- Comprueba que las paradas y puestas en marcha están anotadas con su motivo.
- Pide a tu empresa una copia completa y decide dónde la archivas.
- Fija una fecha mensual de revisión y un responsable.
- Marca en un calendario cuándo caducan los cinco años de cada documento.
Normativa verificada que aplica
- Real Decreto 487/2022, artículo 8.2.c: documentación y registros, soporte informático preferente con declaración responsable, y registro de paradas y puestas en marcha.
- Artículo 8.5: disponibilidad para la autoridad sanitaria y conservación mínima de cinco años.
- Artículos 11, 12.1 y 14.1: muestra, laboratorio acreditado y parámetros in situ.
- Artículo 5.7: registro o certificado de limpieza y desinfección por instalación.
Normativa municipal: mantener el local en condiciones
Además de la normativa estatal y autonómica, los ayuntamientos de la Comunidad de Madrid aprueban ordenanzas de salubridad pública. Lo hacen al amparo de la Ley 7/1985 de Bases del Régimen Local (artículos 139 a 141), que les permite tipificar infracciones y sanciones propias cuando no hay una norma sectorial específica. Esas ordenanzas exigen conservar los locales en buenas condiciones higiénico-sanitarias y pueden complementarse con inspecciones municipales y expedientes sancionadores. Las cuantías y los detalles los fija cada ordenanza, así que conviene revisar la de tu municipio.
Quién te ayuda en Madrid
- Abansol: plan de prevención de Legionella, análisis y gestión de la documentación.
- Alesza: división de limpiezas profesionales del Grupo Abansol. Apoya con limpieza profesional del inmueble, para que un único grupo coordine las dos especialidades. Si ya trabajas con Alesza, Abansol coordina contigo el control de Legionella, y viceversa.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo hay que guardar los registros de Legionella?
Al menos cinco años desde su generación, según el artículo 8.5 del RD 487/2022.
¿Pueden ser digitales?
Sí, el artículo 8.2.c los prefiere en soporte informático, con una declaración responsable.
¿Quién debe tenerlos si lo lleva una empresa externa?
La responsabilidad es de la persona titular. Conviene que conserves una copia completa aunque los gestione otra empresa.
¿Hay que registrar las paradas de la instalación?
Sí. El artículo 8.2.c exige anotar las paradas y las puestas en marcha con su motivo.
Si tus registros están incompletos, llama al 917 264 278 o pide información por el formulario.
Fuentes
Equipo técnico de Abansol, empresa formada por profesionales con más de 40 años de experiencia. Abansol pertenece al Grupo Abansol.
