Encuentras un contrato que encaja con lo que hace tu empresa, lees el pliego y aparece una línea que no esperabas: habilitación de seguridad de empresa, y personal con habilitación personal de seguridad. Si no la tienes, no puedes presentarte. Y si vas como subcontratista de otra empresa, la exigencia también te alcanza.
En este artículo te explicamos qué son la HSEM, la HSES y la HPS, quién las concede y cuándo las pide un contrato, para que sepas antes de preparar la oferta si te afectan. Abansol tiene la HSEM y técnicos con HPS para prestar servicios en instalaciones sensibles.
Qué es la HSEM y qué permite hacer a tu empresa
La HSEM es la habilitación de seguridad de empresa. Acredita que una empresa cumple las condiciones de seguridad para trabajar en contratos en los que se maneja información clasificada. La Ley 9/1968 de secretos oficiales define como materias clasificadas las informaciones, documentos y objetos cuyo conocimiento por personas no autorizadas pueda dañar o poner en riesgo la seguridad y la defensa del Estado.
Según la guía del Ministerio de Defensa para las empresas, la HSEM faculta a la empresa para generar información clasificada y acceder a ella, pero no para manejarla ni guardarla en sus propias instalaciones. Para eso hace falta otra habilitación, la de establecimiento.
La HSEM no es un papel suelto. Lleva aparejada una estructura de seguridad dentro de la empresa, con un jefe de seguridad que también necesita su habilitación personal, y personas concretas habilitadas para acceder a la información.
La HSES, la habilitación de tus instalaciones
La HSES es la habilitación de seguridad de establecimiento. La necesita la empresa que va a manejar y almacenar información clasificada en sus propias instalaciones. Exige preparar un plan de protección de las zonas de acceso restringido y superar una inspección de esas zonas antes de que se conceda.
Si tu servicio se presta en las instalaciones del cliente y no vas a guardar información clasificada en las tuyas, la HSES no es tu caso. Lo que te afecta es la HSEM y la habilitación de las personas que entran.
La HPS, la habilitación de cada persona
La HPS es la habilitación personal de seguridad. No es de la empresa, sino de cada persona, y acredita que puede acceder a información clasificada.
Para concederla se hace una investigación de las condiciones de seguridad del solicitante y de su entorno, que es más exhaustiva cuanto mayor es el nivel de la información a la que va a acceder. Entre los requisitos generales están ser mayor de 18 años y tener plena capacidad legal. Además, la HPS no se da por buena para siempre: la evaluación puede retomarse en cualquier momento mientras está vigente.
Quién concede la HSEM y la HPS
En España, la protección de la información clasificada depende del Centro Nacional de Inteligencia. La Ley 11/2002 le encarga velar por el cumplimiento de esa normativa, y la Orden PRE/2130/2009 designa a quien dirige el CNI como Autoridad Delegada para la Seguridad de la Información Clasificada de la OTAN y la Unión Europea.
El órgano que hace el trabajo es la Oficina Nacional de Seguridad (ONS), creada en 1983 e integrada en el CNI. Entre sus servicios están habilitar a personas y empresas, acreditar zonas de seguridad y acreditar los sistemas informáticos en los que se maneja información clasificada.
Cuándo se exige la HSEM en un contrato
La norma que lo regula es la Ley 24/2011, de contratos del sector público en los ámbitos de la defensa y de la seguridad. Lo que dice te afecta en cuatro puntos:
- Cuándo. En los contratos que suponen usar información clasificada o acceder a ella, el órgano de contratación debe exigir a la empresa las habilitaciones de seguridad de empresa o de establecimiento que correspondan al nivel de esa información (art. 15.5).
- Dónde se ve. El anuncio de licitación resume las medidas de seguridad de la información, y la documentación del contrato las detalla (art. 21.1). Es lo primero que conviene leer.
- A quién. La exigencia se aplica también a los subcontratistas, en cualquier nivel de la cadena, que vayan a acceder a información clasificada. Además, el órgano de contratación tiene que aprobar por escrito la subcontratación antes de que se produzca (art. 21.2).
- Hasta cuándo. La habilitación se acredita a petición del órgano de contratación, a través de la Autoridad Delegada, antes de acceder a la información y, en todo caso, antes de la adjudicación (disposición adicional quinta). No vale con tramitarla después de ganar.
Si tu empresa tiene una habilitación equivalente expedida por otro Estado de la Unión Europea, el órgano de contratación puede reconocerla (art. 21.4).
Qué pasa con los servicios dentro de la instalación
Un contrato de mantenimiento, de control de plagas o de revisión de extintores no consiste en leer documentos clasificados. Pero si tu personal va a trabajar en zonas donde se maneja ese tipo de información, la instalación fija su propio protocolo de acceso: habilitación de quien entra, identificación, acompañamiento o entrada sin teléfonos ni cámaras. Ese protocolo es parte del contrato y conviene preguntarlo antes de presupuestar.
Qué revisar en el pliego antes de preparar tu oferta
- Qué habilitación se pide. Si es de empresa, de establecimiento o personal, y de qué nivel.
- Quién entra. Cuántas personas de tu equipo van a necesitar la HPS y en qué zonas.
- Si vas a subcontratar. Cada subcontratista que acceda a información clasificada necesita sus habilitaciones y la aprobación previa del órgano de contratación.
- El calendario. Si la habilitación tiene que estar acreditada antes de la adjudicación, el tiempo de tramitación cuenta desde ahora, no desde la firma.
Abansol tiene la HSEM y técnicos con HPS
En Abansol tenemos la HSEM y contamos con técnicos con HPS para trabajar en instalaciones sensibles: instalaciones de Defensa, infraestructuras críticas, organismos públicos y edificios con zonas de acceso restringido. Dentro prestamos los mismos servicios que a cualquier empresa:
- Control de plagas y desratización.
- Prevención de Legionella según el RD 487/2022.
- Medición de la calidad del aire interior.
- Revisión de extintores y sistemas contra incendios.
Seguimos el protocolo que nos marque el responsable de seguridad de la instalación y dejamos un parte firmado de cada visita, con lo que se hizo, dónde y con qué producto. Para tu expediente o tu pliego te enviamos la documentación de la empresa: la inscripción en el ROESB con el n.º 1222-CM-SR, las certificaciones ISO 9001, 14001 y 45001 y las habilitaciones de seguridad.
Preguntas frecuentes sobre la HSEM y la HPS
¿La HSEM es lo mismo que la clasificación de contratista?
No. La clasificación y la inscripción en el Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas acreditan tu capacidad y tu solvencia. La HSEM acredita que tu empresa puede trabajar con información clasificada. Son requisitos distintos y un pliego puede pedir los dos.
¿Quién concede la HSEM y la HPS?
La Oficina Nacional de Seguridad, integrada en el Centro Nacional de Inteligencia, que habilita a personas y empresas.
¿Puedo subcontratar parte del servicio en un contrato clasificado?
Solo con la aprobación previa y por escrito del órgano de contratación, y si el subcontratista va a acceder a información clasificada, también necesita sus habilitaciones.
¿Qué diferencia hay entre la HSEM, la HSES y la HPS?
La HSEM es de la empresa, la HSES es de unas instalaciones concretas donde se maneja y guarda información clasificada, y la HPS es de cada persona.
Trabajamos con personal habilitado
Ya sabes qué piden la HSEM y la HPS y cuándo te las van a exigir. Si gestionas una instalación con acceso restringido o preparas una licitación que incluye sanidad ambiental, cuéntanos qué requisitos de acceso tiene y te enviamos la propuesta por escrito, con la documentación que necesita tu expediente.
Consulta nuestros servicios para instalaciones sensibles o llámanos al 917 264 278.
